مكونات تقرير المتابعة الدورية
- الغلاف .
- التمهيد.
- تقييم الزيارة الميدانية.
- الإطار التقييمي.
- ملخص التقرير.
- تقييم المعايير.
- التوصية.
- توقيع الفريق.
- المرفقات.
فنيات إعداد تقرير المراجعة الخارجية
ما هو التقرير؟
التقرير عرض مكتوب لحقائق ونتائج المراجعة الخارجية والتي تستخدم كأساس لإصدار توصية يتبعها قرار ما.
استخدامات تقرير المراجعة الخارجية
1-اتخاذ الهيئة قرار بشأن اعتماد المؤسسة.
2-توفير الدلائل التي تضع المؤسسة والمعنيين بمنطقية وعدالة القرار.
3-مساعدة المؤسسة على تحسين أدائها بتحديد نقاط الضعف وتقديم مقترحات التحسين.
4-العمل كوثيقة مرجعية في حالات التظلم ، المتابعة وإعادة الاعتماد.
5-تشكيل قاعدة بيانات عن أداء المؤسسات التعليمية على المستوى القومي.
الإعداد الناجح للتقرير
* لكي يحقق التقرير الهدف منه يتطلب إعداده تخصيص وقتا مناسبا للتخطيط له ودراسته.
* يشتمل التخطيط على تحديد:
أولا: هدف التقرير.
ثانيا: قارئ التقرير.
ثالثا: محتوى التقرير.
رابعا: هيكل التقرير.
خامسا: أسلوب وصياغة التقرير.
محتوى التقرير:
التزم بقاعدتين ذهبيتين:
1-بسط: ابتعد عن أي معلومات أو محتوى غير ذو صلة.
2-برر وبرهن: برر الخلاصة التي يصل إليها التقرير ومحتواه واربطهما بالشواهد والأدلة
والوقائع وحدد مصادرها وبلور تلك الوقائع والحقائق في إطار منطقي مترابط تجعل
قارئ التقرير يصل لنفس النتيجة والتوصية التي وصل إليها التقرير.
اتخاذ الهيئة قرار بشأن اعتماد المؤسسة
*تذكر أن من سيتخذ القرار لم :
-يفحص الدراسة الذاتية ولا الوثائق المساعدة.
-يتفقد المؤسسة.
-يقابل أعضائها.
وتذكر أنه يتوقع من خلال التقرير أن:
-يكون رأيا عن مدى استيفاء المؤسسة لكل معيار من معايير الاعتماد.
-أن يكون رأيه موضوعيا ومبني على الدليل.
-أن يخلص الآخر (أيا كانت تبعيتهم) عند قراءة التقرير إلى نفس الرأي.
المؤسسة محل التقييم ستبحث في التقرير عن:
- الأسلوب (عدائي، استهزائي)
- التعارض(بين نقاط القوة والضعف)
- استنتاجات غير مدعمة بالأدلة.
- المعلومات(بلورة البيانات التي يعرفونها جيدا إلى معلومات)
- التحليل.
- مقترح التحسين.
أسلوب صياغة التقرير
-اجعل كل جملة عند قراءتها قائمة بذاتها وقابلة للتفسير ومفهومة بمجرد قراءتها دون أن
تعتمد في فهمها على قراءة جمل أو فقرات أو عبارات سابقة.
- لا تستخدم أكثر من كلمة للإشارة لنفس الشيء مثال: وحدة الجودة،وحدة توكيد الجودة ،
وحدة الجودة والتدريب، وحدة ضمان الجودة.
- ابتعد عن الجمل المطولة: يجب أن تتنوع الجمل في طولها ولكن دون تطويل فلا يزيد
طول الجملة عن سطر ونصف إلى سطرين كحد أدنى لها قسم الجمل الطويلة لعدة جمل
أقل طولا.
- استخدم المصطلحات أو الكلمات ذات الدلالة الواضحة المحددة.
- تجنب استخدام كلمات مثل: الظروف السائدة بالمؤسسة- المواقف الراهنة-التسهيلات
المتاحة-عدم الكفاية..........
-استخدم الكلمات والمصطلحات الشائعة والبسيطة وابتعد عن غير الشائعة أو غير المألوفة
حتى وإن كانت صحيحة.
- استخدم صيغة المبني للمعلوم وليس المبني للمجهول.
- رؤية المؤسسة معتمدة-بدلا من : وقد تم اعتماد رؤية المؤسسة الآن.
مرحلة التدقيق الجماعي
جمل مطولــــــة يستعاد عنها وأكثر سهولة ونفس المعنى
مشاركة أعضاء هيئة التدريس والطلاب والعاملين بالمؤسسة وأولياء الأمور وأعضاء مؤسسات المجتمع المحلي والمحيط ومجلس الأمناء وأصحاب المصالح كالنقابات وغيرها في صياغة الرؤية والرسالة ومراجعتها وتعديلها. مشاركة جميع الأطراف المعنيين من داخل المؤسسة وخارجها في صياغة الرؤية والرسالة ومراجعتها.
-كل جملة أو عبارة ترد بالتقرير هي جملة خبرية عن شيء محدد (مبنى-خطة...........
أو شخص(أعضاء هيئة التدريس-الطلاب....... يسمى محور الجملة وتحدد باقي الجملة
أداء أو فعل محدد لهذا المحور يسمى موقع التركيز.
- عند صياغة التقرير يجب أن يظهر محور الجملة الصلة بالمؤشر محل التقويم وأن يحد
موقع التركيز لها مدى استيفاء المؤسسة لهذا المؤشر.
لماذا الملخص؟
* وجود الملخص ضرورة مع التقارير المطولة والتي يعتبر تقرير المراجعة الخارجية
أحدها.
* الملخص يقدم للقارئ النقاط الأساسية والرئيسية ومن هنا لا يمكن أن يكون تكرار
للمحتوى التفصيلي للتقرير.
*لا يمكنك البدء في إعداد الملخص قبل الانتهاء من الجرد التفصيلي للتقرير.
نصائح لإعداد الملخص
-قم بإعداد مسودة أولية دون النظر مرة أخرى للتقرير الأصلي.
-ابتعد نهائيا عن فكرة نسخ أو إعادة بعض الجمل من التقرير الأصلي.
-قم بالمراجعة والتدقيق في المسودة الأولى للملخص بهدف:
*مراجعة التنظيم والترابط.
*حذف أية معلومات سطحية أو زائدة.
*إضافة معلومات هامة واردة بالتقرير الأصلي ولم يتضمنها الملخص.
*استبعد الكلمات المكررة والمعادة.
*راجع بعناية مرة أخرى النسخة النهائية.
موضوع: المراجعة الخارجية 4 
السبت أكتوبر 16, 2010 8:58 am